Cargo Asistencia de Adquisiciones & Logística Departamento Adquisiciones y Logística Área Operaciones Cargo a quien reporta Gerente Operaciones Lugar de trabajo Cali, Valle del Cauca Tipo de contrato Término fijo Tipo de empleado Directo, tiempo completo INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN Heartland Alliance International (HAI) es una organización internacional sin ánimo de lucro dedicada a garantizar los derechos y el bienestar de las personas y comunidades vulnerables que enfrentan algunos de los problemas humanitarios y de derechos humanos más urgentes del mundo. OBJETIVO DEL CARGO Apoyar la gestión eficiente y oportuna de los procesos de adquisiciones, logística e inventarios, garantizando el cumplimiento de los procedimientos internos y las políticas organizacionales de HAI. Su labor es clave para asegurar la correcta ejecución operativa de las compras, la documentación de los procesos y el seguimiento administrativo necesario para la fluidez de las operaciones regionales. POSICIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Supervisión: La supervisión del cargo será ejercida por Gerencia de Operaciones. Relaciones funcionales: Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo de la regional (Direcciones y Gerencias, Coordinaciones regionales, asistencias administrativas, finanzas). Cargos a supervisar: No aplica FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO Procesos de adquisición: Apoyar en la recolección y verificación de cotizaciones, ofertas y documentación de proveedores. Elaborar cuadros comparativos y apoyar la preparación de actas para comités de compras, conforme a los lineamientos internos. Organizar y actualizar los expedientes físicos y digitales de compras, asegurando trazabilidad y cumplimiento documental. Apoyar en la elaboración de órdenes de compra y solicitudes de pago, manteniendo comunicación activa con proveedores y áreas solicitantes. Registrar y hacer seguimiento de las solicitudes de compra en las herramientas establecidas, alertando sobre retrasos o requerimientos pendientes. Apoyar la búsqueda básica de proveedores, gestionando documentación y verificando requisitos administrativos mínimos. Apoyo en logística e inventarios: Asistir en la recepción, etiquetado y registro de bienes y suministros adquiridos. Apoyar en la organización de inventarios, control de entradas y salidas, y la realización de verificaciones físicas. Participar en el monitoreo del almacenamiento y distribución de bienes, reportando novedades al personal responsable. Coordinar con conductores y logistas la entrega oportuna de insumos, verificando documentación y registros de movimientos. Apoyar en la actualización de bases de datos de inventario y activos fijos bajo supervisión. Apoyo administrativo y documental: Apoyar en la consolidación de reportes periódicos sobre el estado de adquisiciones y logística. Mantener actualizados los archivos físicos y digitales conforme a los procedimientos de archivo organizacional. Realizar diligencias administrativas necesarias para el desarrollo de los procesos de compras y logística. Apoyar en la recopilación de soportes para auditorías, visitas de control o verificaciones internas. PERFIL DEL CARGO EDUCACION Se requiere obligatoriamente: Técnico o tecnólogo en áreas administrativas, logística, comercio, contabilidad o afines. Se valora positivamente: Se valoran estudios universitarios en curso en carreras administrativas o logísticas. EXPERIENCIA Se requiere obligatoriamente: Mínimo 1 año de experiencia en procesos de adquisiciones y compras, incluyendo solicitud de cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos y apoyo en la gestión de proveedores. Manejo de bases de datos y archivos físicos/digitales relacionados con adquisiciones. Contacto con proveedores, seguimiento a entregas y verificación de cumplimiento de condiciones contractuales. Apoyo logístico en almacenamiento, distribución y control básico de inventarios. Elaboración de documentos administrativos como órdenes de compra, solicitudes de pago y soportes de recepción. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Capacidad para ejecutar tareas de forma ágil y organizada, asegurando el cumplimiento de objetivos y optimizando recursos. Proactividad para tomar iniciativas y mejorar continuamente los procesos. Habilidad para garantizar el apego a políticas, procedimientos y normativas, asegurando transparencia y calidad en cada fase de trabajo. Capacidad para coordinar con equipos multidisciplinarios, fomentar un ambiente de trabajo cooperativo y mantener una comunicación clara y efectiva. Comunicación asertiva, manejo de información confidencial, resolución efectiva de conflictos y desarrollo de relaciones estratégicas. Se espera un alto grado de compromiso con la misión, visión y valores de HAI, promoviendo su cultura organizacional y principios éticos. CONDICIONES LABORALES Modalidad de trabajo: Presencial en oficina Ambiente de trabajo: Trabajo en oficina. Cuenta con computador, celular, carné y visibilidad para gestión administrativa. Disponibilidad para viajar de baja frecuencia en las áreas de intervención de HAI: Baja a menudo a zonas urbanas o rurales con niveles de inseguridad medio-altos y/o zonas de escasos recursos y servicios. Exigencias físicas: Se dará cumplimiento a la normatividad colombiana vigente, con relación a las exigencias físicas bajo la vigilancia del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo. Para los cargos de trabajo de campo, se requerirá realizar desplazamientos a pie en terrenos irregulares por las condiciones locativas de los lugares en los que la organización presta sus servicios. Para ello se deberá cumplir con prácticas y estándares de trabajo seguro asociado a la matriz de riesgos y profesiograma ocupacional. De acuerdo con las especificaciones del profesiograma todos los cargos deben cumplir con una valoración médica ocupacional: un examen con énfasis osteomuscular y optometría. #J-18808-Ljbffr