Description : Funciones y responsabilidades principales: 1- Administración y Supervisión: - Supervisar, coordinar, actualizar, implementar, y velar por el cumplimiento de los procedimientos de administración y compras en coordinación con el Coordinador Senior de Administración y Finanzas - Asegurar que todos los miembros del equipo conozcan y sigan las normas y procedimientos establecidos para adquisiciones, eventos y logística. - Dar soporte a las Gerentes del programa, para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades del programa. 2- Eventos y Logística - Coordinar el apoyo logístico para la organización de eventos, talleres, capacitaciones y otras actividades del Programa. - Supervisar la recopilación de la documentación de contrapartes y participantes que asistirán a los eventos de capacitación. - Supervisar y coordinar la logística de viajes de participantes a talleres regionales, incluyendo transporte, alimentos, hospedaje, materiales del evento de acuerdo a las políticas establecidas. - Asegurar los registros y listas de asistencia de eventos, talleres y capacitaciones locales 3- Adquisición de bienes y servicios - Realizar los procesos de compra administrativas y de índole técnico del proyecto, y de las oficinas regionales cuando sea necesario, incluyendo la identificación de proveedores, recopilación de cotizaciones, negociación en caso sea necesario, y preparación de la documentación para los archivos del proyecto. - Guiar y brindar apoyo al personal del proyecto en los procesos de compras. - Preparar, compilar y organizar la documentación para pago de proveedores, incluyendo el sustento de proceso de selección y la factura, y la entrega de estos a Contabilidad oportunamente, una vez completa toda la documentación de sustento. - Redactar memorandos de selección, preparación de cuadros comparativos, y solicitar la aprobación según sea el caso. - Coordinar con Contabilidad el ingreso de activos nuevos al inventario al momento de recepción - Ser el enlace entre los proveedores y Technoserve para el pago de servicios /o compras realizadas en el marco del Programa. - Asegurar que se realicen las actas de entrega según corresponda para personal interno al proyecto, o para terceros, el llenado oportuno y adecuado de las mismas. - Coordinar la logística para asegurar la entrega satisfactoria de los bienes/servicios. 4- Apoyo actividades de SG-SST - Apoyar la ejecución del programa de capacitación anual en promoción y prevención, que incluye los peligros/riesgos prioritarios y sea extensivo a todos los niveles de la organización. - Coordinar la realización de exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro para los trabajadores. - Coordinar las capacitaciones al personal relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo junto con el Contratista. - Apoyar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, al Comité de Convivencia y a la brigada de la empresa en sus actividades. - Elaborar y mantener actualizada toda la documentación del SG-SST que sea requerida por la normatividad vigente en Colombia o por normas o estándares que la empresa haya adoptado bajo los lineamientos del asesor. 5- Recursos Humanos: - Apoyo en los procesos de selección de personal para las nuevas plazas, en relación con la citación a entrevistas, apoyo en procesos de pruebas, recopilación del proceso general para solicitar la aprobación de vinculación ante el Gerente de Recursos Humanos. - Vincular al nuevo personal al Sistema de Seguridad Social. - Mantener las carpetas del personal, con toda la información relevante a su contrato. - Elaboración de los volantes de nómina - Control de las novedades, tales como: Vacaciones, premisos, incapacidades Cualificaciones básicas: - Estudios técnicos en Administración de Empresas o áreas afines - Experiencia de 5 años, en áreas administrativas y brindando soporte al área de compras, logística y personal. - Alta atención al detalle. - Habilidad de gestionar múltiples solicitudes y organización - Manejo de Microsoft Office. Cualificaciones deseadas: - Trabajo en equipo. - Empatía Conocimientos, Habilidades y Destrezas: - Facilidad para generar confianza. - Fuertes habilidades de comunicación. - Altamente confiable. - Administración de información. Reporta a: Coordinador – Senior de Administración y Finanzas Ejerce supervisión sobre: No aplica Animamos a todas las personas cualificadas que comparten la visión de TechnoServe de mejorar las vidas de los demás a través de soluciones de negocio probadas a que las apliquen. Con nuestro compromiso con la diversidad, estamos orgullosos de ser un empleador de igualdad de oportunidades y de acción afirmativa y no discriminamos por motivos de género, raza, color, etnia, religión, orientación sexual, identidad de género, edad, estado de VIH/SIDA, condición de veterano protegido, discapacidad y todas las demás clases protegidas. También nos enorgullece nuestro compromiso de proteger al personal, socios y beneficiarios del abuso y la explotación, e investigamos a fondo a cada postulante mediante rigurosas comprobaciones de antecedentes y referencias. Si tiene una discapacidad que afecta a su capacidad para utilizar nuestro sistema en línea para solicitar un puesto en TechnoServe, póngase en contacto con Recursos Humanos en [email protected] o llame al +1 202 785 4515.