Asegurar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos, financieros básicos y de talento humano, apoyando de manera transversal a las áreas de operaciones, comercial y tecnología. El Coordinador (a) Administrativo (a) será responsable de implementar controles, mantener actualizada la documentación legal y organizacional, coordinar procesos administrativos internos y participar activamente en la gestión de personas, bienestar y mejora continua. Responsabilidades Clave Gestión Administrativa y Apoyo Operativo - Coordinar el flujo y archivo de documentos físicos y digitales. - Supervisar la gestión de compras menores, suministros y servicios generales. - Apoyar la logística de reuniones internas, eventos, visitas y capacitaciones. - Controlar la agenda de mantenimientos, seguros y obligaciones contractuales menores (vehículos, arrendamientos, entre otros). - Velar por el cumplimiento de normas internas de orden, control documental y soporte a procesos clave de la operación. Gestión de Talento Humano - Apoyar en procesos de contratación (verificación, recopilación de documentos, afiliaciones). - Coordinar el seguimiento de incapacidades, vacaciones, licencias y novedades de nómina con el outsourcing contable o área responsable. - Mantener actualizados los expedientes de personal y apoyar en procesos de bienestar y clima laboral. - Apoyar la implementación del SGC-SST, capacitaciones y planes de formación. Apoyo a la Gestión Financiera y Legal - Recolectar, organizar y enviar información para el contador externo (facturas, soportes, conciliaciones). - Mantener actualizados los documentos legales y contractuales (RUT, Cámara de Comercio, cuentas bancarias, pólizas, etc.). - Controlar anticipos, legalizaciones menores y pagos operativos de caja menor o transferencias de bajo valor. - Gestionar reportes de gastos mensuales del equipo y asegurar el cumplimiento de los procedimientos. Relación con Proveedores y Terceros - Gestionar bases de datos actualizadas de proveedores y aliados. - Hacer seguimiento a contratos, pagos y cumplimiento de proveedores de servicios generales o administrativos. - Ser punto de contacto con la ARL, EPS, fiduciarias, aseguradoras, entre otros. Gestión y Optimización de Procesos - Apoyar en la planificación y mejora continua de procesos administrativos. - Hacer seguimiento a tareas asignadas por la Dirección Administrativa, incluyendo proyectos internos con control de cronogramas y avances. - Participar en la implementación de políticas internas y comités: redacción de políticas, convocatoria y seguimiento a comités de convivencia, brigadas, votaciones internas y planes de acción del SGC-SST. - Apoyar en la elaboración y análisis de informes e indicadores clave de gestión (KPIs). Perfil del cargo: Formación académica: - Tecnico o Profesional en Administración de Empresas, Economía, Negocios Internacionales, o afines. Experiencia: - Mínimo 3 años en cargos administrativos - Experiencia comprobada en manejo de procesos administrativos, control de documentos, manejo de personal, apoyo financiero y coordinación transversal de equipos. Conocimientos técnicos: - Dominio de Excel y herramientas ofimáticas. - Manejo de plataformas de gestión documental y/o CRM. - Conocimientos básicos en SG-SST y legislación laboral colombiana. Competencias: - Planeación y organización - Comunicación asertiva - Autonomía y proactividad - Alto sentido de confidencialidad y ética - Capacidad de trabajo en ambientes cambiantes - Atención al detalleEl equipo reclutador buscará estos conocimientos y habilidades en las postulaciones. Añade las que te faltan a tu perfil para atraer su atención. - Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica - 3 años de experiencia - Idiomas: Español - Conocimientos: Comunicación y persuasión, Finanzas, Liderazgo, Organización, Planificación, Microsoft Office, Administración