Marco organizativo La FAO brinda acompañamiento en procesos de cooperación técnica especializada a entidades del Gobierno Nacional y Territorial en materia de Derecho Humano a la Alimentación, desarrollo rural sostenible, pobreza rural y manejo sostenible de recursos naturales, generando capacidades a nivel comunitario, organizacional e institucional mediante la formulación y aplicación de políticas; generación, administración, acceso, e intercambio de información y conocimientos; así como con la promoción y participación en redes, alianzas y asociaciones; que propenden por la gestión de programas y proyectos, todos orientadas a la erradicación del hambre, el fin de la pobreza y la reducción de las desigualdades. LA VACANTE SE ENCUENTRA UBICADA EN YOPAL EN EL DEPARTAMENTO DE CASANARE Dependencia jerárquica El/la titular estará bajo la supervisión general del representante de la FAO en Colombia, de la oficial administrativa; la supervisión técnica del/a especialista del área técnica que requiera del/los cargo/s y trabajará en estrecha relación con los equipos técnicos de la misma. Campo de especialización El/la Profesional desarrolla funciones de soporte y control a procesos administrativos en: compras y contrataciones de bienes y servicios; procesos de recursos humanos, tesorería y viajes. Tareas y responsabilidades - Apoyar la elaboración del plan de contratación del proyecto y hacer el respectivo seguimiento. - Acompañar al equipo técnico y administrativo de los proyectos asignados en los procesos administrativos y operativos, dando la orientación y capacitación adecuada. - Apoyar la elaboración de los términos de referencia y notas al archivo (cuando sea necesario) y gestionar la contratación por primera vez y renovaciones de los contratos de personal del proyecto asignado, de acuerdo con el plan de contratación del proyecto y atendiendo a la normatividad vigente. - Hacer seguimiento a la formalización de los contratos de los/as consultores/as del proyecto y la actualización de documentos contractuales, de acuerdo con la normatividad. - Realizar las solicitudes de publicación de vacantes previamente aprobadas por programas. Hacer seguimiento a las fases del proceso de valoración y selección de personal. - Realizar seguimiento al ingreso de personal al proyecto brindando la información necesaria para el oportuno y correcto inicio de labores. - Gestionar la presentación oportuna de evaluaciones de desempeño y extensión de contrataciones. - Dar seguimiento al registro de vacaciones de los/as consultores/as para el/los proyecto/s. - Informar oportunamente a Recursos Humanos todas las novedades de personal del proyecto en caso de presentación de renuncia y no renovación de contrato, y realizar el seguimiento al diligenciamiento del acta de entrega del cargo, entrega de informes y otros, de todo el personal del proyecto. - Apoyar el trámite de solicitudes de viajes nacionales en atención al protocolo de misiones nacionales. - Preparar el ingreso de las LTA al sistema GRMS en los tiempos y procedimientos establecidos por la FAO Colombia y las normas del manual MS 401. - Apoyar la organización y logística de viajes, eventos y/o talleres del/los proyecto/os a cargo (transportes, tiquetes, salas de reunión, entre otros). - Realizar el seguimiento a la matriz de LTA aprobadas y solicita a los viajeros los documentos de legalización dentro de los 25 días después de la finalización de la misión. - Revisar las legalizaciones y soportes de viajes nacionales y locales, Misión Travel Claim (MTC), dando cumplimiento a las normas de la FAO. - Revisar y tramitar solicitudes de pago a favor de consultores/as, proveedores etc. y su respectivo seguimiento y verificación de incorporación en la ejecución presupuestal - Realizar solicitudes y seguimiento a la legalización de anticipos entregados a los/as consultores/as de los proyectos asignados - Hacer muestreos frecuentes para el control y verificación de los datos de legalización de anticipos y enviar reporte de los hallazgos, en el caso que los hubiere. - Garantizar en el caso que se presenten saldos a favor de los/as consultores/as o de la organización estos sean gestionados de acuerdo con los procedimientos. - Hacer gestión, control y seguimiento al acuerdo de largo plazo de alquiler de equipos; realizar la solicitud, entrega y devolución equipos y su respectiva facturación y reportar al área de Sistemas las novedades en el servicio, para que se haga cumplir el acuerdo. - Eliminar la dotación en mal estado, siguiendo lineamientos establecidos de destrucción de logo en partes visibles, documentando con soportes fotográficos. Esta actividad se realizará con acompañamiento de Gestión Documental. - Gestionar con anticipación el servicio de recolección con la empresa de mensajería y notificar al área de Gestión Documental y Sistemas para alistamiento de dotación, carnés, equipos y otros. - Garantizar que al interior del proyecto los/as consultores/as informen y realicen de manera oportuna las respectivas denuncias sobre las pérdidas, robos o daños irreparables de los activos No Fungibles del proyecto. - Apoyar la formulación, gestión, y seguimiento a los instrumentos contractuales establecidos para la implementación que se requiera en el marco del proyecto, como: Cartas de Acuerdo, OPIM, órdenes de compra/servicios y/o cualquier otro mecanismo necesario. - Acompañar al Coordinador(a) en la preparación de comités técnicos, comités directivos y/o reuniones con la contraparte correspondiente, en cada uno de los proyectos a cargo y participar de los mismos, presentando información actualizada. - Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO y las normas y reglamentos del Sistema de Naciones Unidas. - Velar por el buen manejo de los recursos de los proyectos y hacer el respectivo seguimiento a estos. - Asistir a reuniones periódicas con las personas que lideran las áreas de administración de la FAOR. - El/la titular deberá consultar, estudiar y apropiar el PROTOCOLO PARA EL REPORTE DE CASOS DE EXPLOTACIÓN Y ABUSO SEXUAL DE COMUNIDADES (entregado por Gestión Humana) y reportar de forma inmediata, conforme al mismo, los casos que sean de su conocimiento. La FAO tiene cero tolerancias a cualquier práctica de explotación y abuso sexual. - Promover la generación y difusión de buenas prácticas en materia de género de acuerdo con la política de igualdad de género de la FAO. - Acompañar las misiones en terreno a los/as consultores/as, cuando sean requeridas. - Diligenciar oportunamente al momento de retiro de la organización el acta de entrega de cargo y en caso de ejercer funciones de supervisión realizar seguimiento a la correcta entrega del cargo del personal a cargo. - Las demás requeridas por las áreas administrativa y de programas de la representación. LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS: Requisitos mínimos - Diploma como profesional universitario en contaduría, administración, economía o áreas relacionadas. - 3 años de experiencia profesional certificada en contaduría, administración, economía o áreas relacionadas. - Conocimiento práctico del español (nivel C). - Nacionalidad colombiana. Competencias fundamentales de la FAO - Enfoque basado en los resultados - Trabajo en equipo - Comunicación - Establecimiento de relaciones eficaces - Intercambio de conocimientos y mejora continua Aptitudes técnicas/funcionales - Amplios conocimientos de procesos administrativos. - Deseable experiencia de trabajo en proyectos de desarrollo rural. - Deseable experiencia en el Sistema de Naciones - Gestión de pagos. - Elaboración de informes de seguimiento y de reportes de ejecución. - Coordinación y logística de viajes y eventos. - Persona organizada, proactiva, con excelentes relaciones interpersonales, y facilidad para trabajar en equipo. - Habilidad para desarrollar múltiples tareas de manera simultánea velando por la calidad en los detalles y precisión de la información. - Habilidades orales y escritas. - Valores de integridad y transparencia. - Intercambio de conocimiento y mejora continua. - Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas. - Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa. INFORMACIÓN ADICIONAL - La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación). - Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán. - Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: - Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo: .