Heartland Alliance for Human Needs & Human Rights Términos de Referencia Cargo: Monitoría De Adquisiciones & Logística Tipo de contrato: Término fijo Tipo de empleado: Directo, tiempo completo INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN Heartland Alliance International (HAI) es una organización internacional sin ánimo de lucro dedicada a garantizar los derechos y el bienestar de las personas y comunidades marginadas que enfrentan algunos de los problemas humanitarios y de derechos humanos más urgentes del mundo. OBJETIVO DEL CARGO Garantizar la gestión eficiente, transparente y oportuna de los procesos de adquisición, logística y administración de inventarios dentro del marco normativo y las políticas de HAI. Esta posición es clave para optimizar los recursos, fortalecer la cadena de suministro y asegurar la disponibilidad de bienes y servicios necesarios para el correcto desarrollo de las operaciones. El/la Monitor(a) de Adquisiciones & Logística desempeñará un rol en la planificación y ejecución de compras, el control de inventarios y la supervisión del transporte y distribución de insumos, asegurando el cumplimiento de los más altos estándares de eficiencia, calidad y ética. POSICIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Supervisión: La supervisión del cargo será ejercida por la Coordinación de Adquisiciones y Logística Relaciones funcionales: Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo de la regional (Direcciones y Gerencias, Coordinaciones regionales, asistencias administrativas, finanzas). Cargos a supervisar de manera conjunta con Coordinaciones Regionales: Conductores Logistas Logistas FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO Procesos de adquisición: - Ejecutar y optimizar el proceso de adquisición de bienes y servicios en coordinación con laCoordinación de Adquisiciones y Logística y las Asistencias Administrativas, asegurando procesos de selección y contratación de proveedores ágiles y eficientes. - Garantizar el cumplimiento normativo, asegurando el apego a las normas de Adquisiciones de HAI, el Manual de Compras y las demás políticas organizacionales, promoviendo la simplificación de procesos sin afectar la transparencia. - Elaborar y mejorar los documentos de licitación de bienes y servicios en conjunto con el equipo técnico del programa, aplicando lineamientos del Manual de Compras y fortaleciendo los principios de competencia, transparencia e igualdad. - Gestionar de manera ágil y efectiva el proceso operativo de compras, análisis de ofertas y cotizaciones, cuadros comparativos y actas de acuerdos internos en los comités de compras, optimizando tiempos y recursos. - Buscar y evaluar constantemente proveedores, promoviendo relaciones estratégicas que mejoren la calidad y competitividad de las adquisiciones. - Monitorear y reportar avances de adquisiciones y contrataciones de servicios, facilitando información clave a la Coordinación de Adquisiciones y Logística para la toma de decisiones. - Gestionar y optimizar las órdenes de compra y solicitudes de pago, asegurando que los expedientes documentales y electrónicos estén actualizados, organizados y cumplan con los requerimientos aplicables. - Garantizar una gestión documental eficiente, manteniendo la información organizada y clasificada según cada proceso, y asegurando el cumplimiento de las políticas internas de archivo físico y digital. - Analizar datos y proponer mejoras continuas, optimizando procesos de compras, tiempos de respuesta y costos, con base en tendencias y mejores prácticas. - Contribuir en la planificación operativa y de compras, proponiendo estrategias para mejorar la eficiencia en la gestión de adquisiciones. - Supervisar y mantener actualizados los flujos de efectivo, cuadros de seguimiento de tareas y solicitudes de pago, buscando optimizar la asignación y uso de recursos. Supervisión de la Gestión de Inventarios y Activos Fijos: - Optimizar la coordinación y supervisión del mantenimiento de todas las oficinas en conjunto con la Gerencia de Operaciones y las Coordinaciones Regionales, asegurando respuestas rápidas y seguimiento efectivo a acciones correctivas. - Garantizar una administración eficiente del inventario de activos de la regional, promoviendo registros actualizados y precisos por parte de los conductores logistas, e implementando auditorías mensuales para mejorar el control y la trazabilidad. - Supervisar y mejorar la gestión de recepción, almacenamiento y distribución de NFI (Non-Food Items), activos fijos y mobiliario, asegurando el cumplimiento de procedimientos y optimizando la utilización del espacio y los recursos. - Asegurar niveles óptimos de stock, supervisando la disponibilidad oportuna de materiales e insumos para las operaciones, minimizando desperdicios y corrigiendo de inmediato cualquier discrepancia en inventarios. - Fortalecer la planificación y control mediante la coordinación y aprobación de informes periódicos de los conductores logistas sobre el estado del inventario, garantizando que la bodega esté organizada y cumpla con las normas de almacenamiento de manera eficiente. Supervisión y Optimización de la Logística y Transporte: - Gestión eficiente del transporte: Coordinar y supervisar que los conductores logistas administren el transporte de manera segura y eficiente, garantizando el cumplimiento de las políticas internas de HAI y la ejecución puntual de las actividades de transporte de bienes, equipos e insumos. - Mantenimiento y documentación: Asegurar que los vehículos se mantengan en condiciones óptimas mediante el monitoreo del mantenimiento preventivo y correctivo, garantizando la actualización de la documentación requerida (SOAT, seguros, revisión técnica, etc.). - Control y optimización de recursos: Monitorear y mejorar la eficiencia en el uso de combustible, fondo fijo de emergencia y otros recursos asignados a los vehículos, asegurando su correcto registro y detectando posibles irregularidades. - Supervisión de inventarios y almacenamiento: Garantizar la correcta administración del inventario de activos, verificando que los registros sean precisos, actualizados y sujetos a auditorías periódicas para optimizar la disponibilidad de materiales e insumos. - Recepción, almacenamiento y distribución: Coordinar que los conductores logistas gestionen adecuadamente la recepción, almacenamiento y distribución de NFI (Non-Food Items), activos fijos y mobiliario, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos. - Resolución de problemas logísticos: Apoyar y supervisar la resolución de inconvenientes en transporte, almacenamiento y distribución de bienes, articulando con la Gerencia de Operaciones y oficinas regionales para abordar cualquier incidente de manera ágil y efectiva. - Implementación de mejoras correctivas: Coordinar con los equipos logísticos la aplicación de medidas correctivas cuando se identifiquen inconsistencias en inventario o problemas operativos, garantizando la eficiencia y el cumplimiento de estándares organizacionales. - Capacitación y cumplimiento de políticas: Proporcionar formación continua a los conductores logistas en inventarios, seguridad, manejo de vehículos y procedimientos logísticos, asegurando la correcta aplicación de las normas internas. - Coordinación interdepartamental: Facilitar la integración y comunicación entre los conductores logistas y otras áreas clave (Operaciones, Finanzas, etc.) para asegurar una logística alineada con los objetivos estratégicos de la organización. - Monitoreo y mejora continua: Mantener reuniones periódicas con los equipos logísticos para evaluar avances, identificar oportunidades de optimización y reforzar el cumplimiento de estándares de eficiencia, calidad y ética en todos los procesos. PERFIL DEL CARGO EDUCACION Se requiere obligatoriamente : - Profesional en Administración de Empresas, Administración Logística, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Comercio Internacional o carreras afines. Se valora positivamente: - Especialización o certificaciones en compras, logística o gestión de la cadena de suministro. - Experiencia en adquisiciones para organizaciones humanitarias o del sector social. - Manejo avanzado de herramientas de gestión de compras y ERP. - Conocimiento de normativas internacionales de adquisiciones y gestión de proveedores. EXPERIENCIA Se requiere obligatoriamente: Mínimo 2 años de experiencia en: - Procesos de adquisiciones y compras, incluyendo gestión de proveedores, análisis de ofertas, elaboración de cuadros comparativos y contratación de bienes y servicios. - Logística y gestión de inventarios, asegurando almacenamiento, distribución y control de activos fijos y suministros. - Supervisión y administración de transporte, incluyendo mantenimiento preventivo de flotas, control de consumo de combustible y cumplimiento de normativas de transporte. - Elaboración y seguimiento de documentos administrativos y financieros relacionados con adquisiciones, órdenes de compra, contratos y solicitudes de pago. - Implementación de mejoras en procesos logísticos y administrativos para optimizar tiempos y recursos. - Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas para análisis de datos, seguimiento de adquisiciones y elaboración de reportes. CERTIFICACIONES Y LICENCIAS No aplica COMPETENCIAS Y HABILIDADES - Capacidad para ejecutar tareas de forma ágil y organizada, asegurando el cumplimiento de objetivos y optimizando recursos. Proactividad para tomar iniciativas y mejorar continuamente los procesos. - Habilidad para garantizar el apego a políticas, procedimientos y normativas, asegurando transparencia y calidad en cada fase de trabajo. - Capacidad para coordinar con equipos multidisciplinarios, fomentar un ambiente de trabajo cooperativo y mantener una comunicación clara y efectiva. - Comunicación asertiva, manejo de información confidencial, resolución efectiva y desarrollo de relaciones estratégicas. Se espera un alto grado de compromiso con la misión, visión y valores de HAI, promoviendo su cultura organizacional y principios éticos. CONDICIONES LABORALES Modalidad de trabajo: Presencial en oficina Ambiente de trabajo: Trabajo en oficina. Cuenta con computador, celular, carné y visibilidad para gestión administrativa. Disponibilidad para viajar de baja frecuencia en las áreas de intervención de HAI: Baja Exigencias físicas: Se dará cumplimiento a la normatividad colombiana vigente, con relación a las exigencias físicas bajo la vigilancia del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo. De acuerdo con las especificaciones del profesiograma todos los cargos deben cumplir con una valoración médica ocupacional: un examen con énfasis osteomuscular y optometría. Solo para conductores logistas incluye la audiometría. Heartland Alliance toma todas las decisiones de contratación y empleo, y opera todos los programas, servicios y funciones sin importar la raza, credo, color, edad, género, identidad de género, estado civil o parental, religión, ascendencia, origen nacional, amnistía, discapacidad física o mental, orientación sexual, estatus de inmigrante o infección por V IH. #J-18808-Ljbffr