Construye y promueve excelentes relaciones con colegas, diseña experiências de clientes que inspiran lealtad. Eres el pilar más importante de nuestro éxito. Tú marcas la diferencia. **TU FUNCIÓN **:Encargarse de la Recepción de la Sucursal y /o Sede, Atender, Clasificar, distribuir y registrar las actividades a ser desarrolladas en su posición, asegurando además un excelente Servicio a Clientes Internos y Externos. **TUS RESPONSABILIDADES**: - Atender de primera mano al público que acude a la oficina (proveedores, clientes), consultar su requerimiento y direccionarlo con la persona indicada. - Atención telefónica de clientes (Internos y Externos) - Recepción, control, administración (reporte) y distribución del correo nacional e internacional. - Recibir, revisar y subir a la herramienta contable las facturas operativas y administrativas para el grupo empresarial K+N - Elevar en Acon la facturación al equipo de Finanzas (facturas de los proveedores) una vez reconocidas y aprobadas. Se debe elaborar una relación (frecuencia diaria). - Realizar el envío al equipo de Finanzas de las facturas de los proveedores una vez reconocidas y aprobadas. Se debe elaborar una relación (frecuencia diaria) - Realizar la devolución de las facturas administrativas cuando se requiera. - Dar seguimiento a las facturas hasta que estas queden completamente contabilizadas / Status Booked. - Control, manejo y responsabilidad sobre el recibido y seguimiento de las facturas de servicios Públicos y arriendos dentro de los plazos establecidos para su pago según fecha de vencimiento. - Realizar Proceso de Órdenes de Compra de insumos, servicios públicos, arriendos, administraciones y todo aquel producto/ servicio administrativo solicitado por la oficina. - Elaboración Invesment Application (Proceso centralización de proceso) - Cierre de Órdenes de compra en Acon (Proceso centralización) - Apoyo total y permanente al personal del área de Finanzas. - Entrega de guías de aéreo, dejar guías para liberaciones, se entregan documentos y control de firmas de los distintos soportes. - Entregar las facturas originales por servicios de manejo, almacenaje, entre otros a los distintos agentes aduanas procurando la previa recepción de las retenciones definitivas. - Pagos directos de tributos aduaneros por descargos directos (proceso de aduanas, llevado hoy por Diana Rodríguez). - Reporte de daños, control de acciones y manejo de personal de mantenimiento de las instalaciones por medio del proveedor autorizado. - Pedido de insumos requeridos para la sede o sucursal. Administración y control. - Coordinar y gestionar los temas relacionados con Servicios Generales. - Administración de proveedores de la sede (Mensajería (Cali, Medellin, Barranquilla, Pereira), mantenimiento y otros) - Control, registro y verificación de correcto uso de los parqueaderos. Administración y validación de facturación de parqueaderos. - Garantizar el funcionamiento óptimo desde el punto de vista administrativo y de servicios generales de la sede. - Ser el punto de contacto y soporte para temas relacionados con actividades de Bienestar / administración de personal coordinadas desde Bogotá - Control, manejo y administración de activos de la sede (sillas, mobiliarios, equipos y otros). - Soporte administrativo en proceso de creación de clientes. - Creación de Files a clientes y pre-factura. (Apoyo actual a la unidad de Marítimo) - Solicitud, Administración y control Inventario de suministros de papelería de la sede. - Solicitud, Administración y control de Inventario Suministros cafetería de la sede. - Elaboración de correspondencia relacionada con: Autorizaciones de salida, ingreso de personal nuevo, salidas de cajas o equipos, control de ingreso de personal para los fines de semana. - Registro y control de los precintos de seguridad para correspondencia y todos aquellos lineamientos que el Departamento de Seguridad implemente para el resguardo de los bienes y seguridad colaboradores dentro de la compañía. - Apoyo en las auditorias de calidad, seguridad y demás que se presenten. **TUS HABILIDADES Y EXPERENCIAS**: - Graduación en ADM, RI o compatibles - Experiência en Atención al Cliente - Manejo de Herramientas Tecnológicas - Inglés Básico