OBJETIVO Gestionar, administrar y ejecutar los procesos administrativos y contables establecidos dentro de la compañía FUNCIONES 1. Apoyar al área comercial en la entrega al cliente según su necesidad vía correo electrónico o físico y a solicitud del asesor comercial y/o Director de oficina, las restricciones de ingreso a los países 2. Revisar el correo electrónico constantemente y contestar los mensajes recibidos oportunamente, dando prioridad a las solicitudes de los clientes. 3. Recibir las PQRS de los clientes que sean de su responsabilidad y darle el trámite establecido en el PD-AD-009 PQRS. 4. Cargar en el acta del área las ventas y transacciones para ser presentadas en reunión. 5. Llevar y enviar a la directora de oficina los cuadros de clientes creados, trámites realizados, facturas anuladas y venta de porciones terrestres mensualmente para alimentar los indicadores del área. 6. Hacer el recibo de caja de las tarjetas de regalo (bonos – Traveler Pass) DOCUMENTACIÓN 7. Suministrar la información al cliente sobre el trámite de su visa, 8. Recibir la documentación y revisar que estén completos. 9. Gestionar el trámite ante operadores, embajadas o consulados 10. Aplicando el PD-OP-003 Prestación del servicio de documentación. 11. Diligenciar los formularios en línea de las embajadas o consulados que así tienen el servicio e ingreso a países. a. Aplicando el PD-OP-003 Prestación del servicio de documentación. 12. Realizar seguimiento a las solicitudes de visas hasta la entrega final. 13. Consultar diariamente la página de Anato, Migración Colombia y diferentes consulados para estar actualizado sobre la información para trámite de visa. 14. Suministrar información del trámite de visa de un país, según solicitud del asesor comercial, Director ventas directas. 15. Solicitar y programar las diligencias ante las embajadas y/o operadores en el horario establecido por mensajería y por los operadores o consulados. 16. Realizar seguimiento a la renovación de las visas de los clientes a. Consultar el FAD 156 para verificar los vencimientos b. Se envía el correo al cliente informando el vencimiento c. Envío de los requisitos para la renovación d. Recibir los documentos o agendar cita en las embajadas o consulados e. Seguimiento hasta la obtención de la nueva visa. FACTURACIÓN 17. Enviar a facturar los servicios del Centro 93 (tiquete, voucher, trámite de visa u otros) el mismo día de realizados, que le entregan los asesores de oficina. Aplicando el PD-FI-001 Facturación. 18. Elaborar y revisar las remisiones y facturas a los clientes de la oficina Centro 93. 19. Enviar las facturas a los clientes de la oficina Centro 93 a través de la plataforma de facturación electrónica. 20. Solicitar anulación de remisiones y/o facturas a la Dirección Contable. 21. Informar al departamento de Mayoreo las ventas que se hacen diariamente de porciones terrestres. CAJA 22. . Recibir de Coordinación de Tesorería el soporte autorizado de transferencia electrónica, 23. y elaborar los recibos de caja respectivos. Aplicando el procedimiento PD-FI-002 Caja. 24. Estos documentos deben ser almacenados en los archivos virtuales creados para ello. 25. Realizar cuadre diario de caja. Aplicando el procedimiento PD-FI-002 Caja. 26. Seguir las políticas e instrucciones de seguridad de la compañía, para el manejo de la caja. 27. Generar e imprimir el cierre diario de los datáfonos virtuales y físicos con los que cuente la compañía. De acuerdo al PD-FI-002 Caja. 28. Entregar comprobantes de tarjeta de crédito al área de reportes dejándolos en la carpeta compartida NAS: Caja 93/planilla de caja/año/mes. Aplicando el PD-FI-003 "Elaboración y pago de reportes". 29. Cargar diariamente la TRM del día en el sistema contable. 30. Documentar no conformidades internas con el jefe inmediato cuando aplique y realizar un análisis de las que reciba de su proceso. Aplicando el PD-AD-008 No conformidad interna. 31. Documentar acciones correctivas cuando aplique, por fallas en el proceso, actividades, etc. Aplicando el PD-AD-010 Acciones correctivas y preventivas. 32. Hacer un uso adecuado de todas las claves que tenga asignadas, no compartirla, ni divulgar y cambiarla periódicamente (cada mes) 33. Las demás derivadas del cargo y asignadas por el jefe inmediato.