**Requisition ID**: req28248 **Job Title**:Asistente Finanzas **Sector**:Finance **Employment Category**: Fixed Term **Employment Type**: Full-Time **Open to Expatriates**: No **Location**: Cucuta, Colombia **DESCRIPCIÓN DEL CARGO** Bajo la supervisión de la Dirección Financiera, el titular del cargo maneja todos los pagos y cobros en efectivo fuera de la oficina de país y registra y monitorea los movimientos de efectivo de la oficina de campo diariamente. **RESPONSABILIDADES** **En el manejo de efectivo y procesamiento de pagos** - El asistente de Finanzas Cash and Bank realiza un seguimiento de los Saldos de Efectivo en la Oficina Central y trabaja con el Director Adjunto - Finanzas para difundir Cash a las Oficinas de Campo en base a los pronósticos de Field Cash. - Mantener los libros de caja en pesos y USD en los límites establecidos; asumir la responsabilidad de cualquier diferencia en efectivo que surja. - Asegurarse de que todos los pagos en efectivo estén debidamente respaldados y debidamente autorizados según el cronograma de delineación del IRC antes del desembolso. - Asegurarse de que las autorizaciones de las solicitudes de pago estén en línea con los límites aprobados matriz de delegación de aprobaciones. - Preparar las hojas de cálculo de efectivo y enviarlas semanalmente a la dirección financiera para la revisión y cargue en SUN. - Mantener registro de todos los recibos de caja que dan cuenta del ingreso de efectivo a la oficina por cualquier concepto y asegurar su registro en tiempos reales. - Cada mes sellar los documentos originales “PAGADOS o RECIBIDOS POR IRC” antes de enviarlos a Bogotá. - Mantener el archivo de información bancaria, de efectivo y cualquier otra relacionada con pagos y movimientos de efectivo. - Actuar como agente bancario para la oficina de país ubicada en Bogotá. - Apoyar las operaciones de tesorería de la oficina de país siempre que se requiera. - Asegúrese de que se sigan los procedimientos de control interno para todos los desembolsos de efectivo, intercambios, recibos y transferencias. **Envió de información soporte** - Se asegura de que toda la documentación contabilizada se envíe a Bogotá para que sea archivada en la forma que corresponde. **En la liberación de los pagos** - Asegurar que las verificaciones en el registro del libro de bancos de forma secuencial y por categoría de documentos - Asegurar que los coordinadores temáticos con fondos a cargo comprenden el proceso de legalización, recopilan la información de pagos realizados oportunamente y legalizan en los tiempos que se establezcan por parte de la dirección financiera. - Proporcionar una actualización oportuna al supervisor sobre el motivo faltante de efectivo, cuentas no pagadas o documentación no recibida. - Asegurar que recibe la facturación para pagos en la oficina de acuerdo a los plazos requeridos para cierres contables, liquidación de impuestos y requisitos de los donantes. - En el envío de la información financiera a la Dirección Financiera en Bogotá - Asegurarse de que todos los documentos hayan sido sellados como 'PAGADOS', incluidos los detalles del número de cheque o soporte de pago en efectivo. - Mantener un sistema organizado y bien documentado (todos los archivos deben estar etiquetados de manera adecuada y visible) y un sistema de archivo secuencial para todos los comprobantes de desembolso de efectivo - Todos los archivos deben organizarse secuencialmente y en sitios de archivo designados por separado para cheques y por tipos de moneda. **Registros contables** - Asegura que los libros de caja se completen sin ningún error de publicación mensual. - Valida los libros de caja en SUN y Q y A. **Otras responsabilidades del cargo** - Estar dispuesto y listo para participar en los programas de intercambio de personal de campo organizados por la Dirección Financiera. - Asistir y participar en entrenamientos identificados / organizados por su supervisor - Seguir los nuevos procedimientos y lineamientos designados en circulares del Director de País - Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC. **RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO**: Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral COPASST, convivencia laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrá