**Description** **Job Description Template** **Sec**tion 1: Identifying **Information** **Position Title**: Analista AP **Job code**: XXXXXXXXXXXXX **Grade**: Manejo de las compras de la organización **Date Prepared**: Diciembre 2019 **Reports to**: Coordinador AP **Prepared by**: RRHH **Department**: AP - Finanzas **Business line**: Finanzas **Positions reporting to this position** Ninguno **Target team size**: 9 **Country/City**: Colombia / Bogotá **Approved by**: Lorena Alvarez **Section 2: Position **Summary** **_ Guidelines:_**_ Please provide a brief summary of the _overall _scope of the position._ Garantizar el ingreso de las compras y gastos de las operaciones generadas con las marcas y proveedores de servicio. **Section 3: Responsibilities, S**upporting Actions & End-Results** **_ Guidelines:_**_ _List _the _essential _responsibilities_, functions and/or activities, p_rovide _the _supporting actions to describe how the _work_ will be accomplished_ and_ provide the desired end result_s_. _List the responsibilities in order of importance and_ _the _estimated percentag_e of time for the responsibility (no one responsibility should be _greater than 60% of time or_ less than 10%)_._ The most important responsibility is not necessarily the one where the most amount of time is spent._ *** **Major Responsibility** Realizar el registro de todas las facturas de compras y servicios recepcionadas *** **Supporting Actions** - Revisar el radicador de facturas - Descargar las facturas de acuerdo a la marca asignada - Garantizar que las facturas cumplen con las condiciones legales - Validar que el costo de la factura concuerde con la orden de compra emitida por Ingram. - Realizar el ingreso de la factura en SAP **End Results** Mantener al día y de forma confiable las cifras en la contabilidad de la compañía. **Percentage**:50% **Major Responsibility** Realizar la propuesta de pagos de acuerdo a la marca asignada **Supporting Actions** - Descarga de SAP la base de datos de las marcas asignadas para construir la propuesta de pagos de acuerdo a los términos de pagos. - Verificar y validar contra estado de cuenta que se incluyan todas las facturas de acuerdo con las fechas de vencimiento. - Adjuntar las facturas físicas de acuerdo con la propuesta de pagos construida. **End Results** Dar Cumplimiento a cada uno de los compromisos de pago con las marcas y los proveedores prestadores de servicio. **Percentage**:20% **Major Responsibility** Realizar la conciliación del estado de cuentas de los proveedores **Supporting Actions** - Solicitar a cada una de las marcas el estado de cuenta actualizado (Mínimo una vez al mes) - Descargar el estado de cuenta de la marca en SAP. - Realizar la conciliación identificando las posibles diferencias. - Justificar el papel de trabajo cada una de las diferencias encontradas - Gestionar durante el mes, dichas diferencias para llevarlas a CERO. **End Results** Mantener al día estado de cuentas de la marca y garantizar la fiabilidad de la información. **Percentage**:15% **Major Responsibility** Realizar de manera mensual el informe CADENCY y cargarlo a la plataforma de acuerdo con los términos de vencimiento. **Supporting Actions** - Descarga de SAP el movimiento de las cuentas asignadas a cierre de mes - Construye un informe por edades de vencimiento y tercero. - Analizar las partidas para identificar posibles ajustes - Cargar a la plataforma de CADENCY cada uno de los informes. **End Results** Cumplir con la política y procedimiento estipulado por la organización. **Percentage**:5% **Major Responsibility** Garantizar el cierre de las cifras para el módulo de AP. **Supporting Actions** - Constituir provisiones de gastos que no hayan llegado durante el mes - Revisar y depurar la cuenta umvaucher. - Realizar ajustes solicitados por contraloría y planeación. - Realizar el registro del inventario de transito **End Results** Garantizar el correcto ingreso de las cifras a la contabilidad. **Percentage**:10% **Section 4: Decision** **Making **Authority Level** **_ Guidelines:_**_ _Describe the authority held by the position by listing _the main_ decisions that the position is free to make and explain the decisions that _depend on_ the position's advice._ **Decisions free to make**: ? Todo procedimiento realizado debe ser autorizado por el coordinador AP **Explain the decisions that depend on position's advice**: ? Gestionar reuniones con las marcas ? Realizar ajustes a las cifras. ? Recepción de facturas **Example** decisions that depend on position's advice**: ?... ?... **Section 5**:Scope/**Dimensions** **_ Guidelines: _**_List _the main_ quantitative measures that define the size and scope of the position_ (headcount, budget, profit dollar _target_)_._ ? Indicadores de DPO ? Cantidad de transacciones realizadas en el mes **Section 6: Job Qualifications** and E**ducational Requirement** **_ Guideli