OBJETIVO DEL CARGO: Coordinar el proceso de logística desde la nacionalización hasta la entrega del producto a los clientes, desarrollando las actividades definidas en distribución local y dando soporte a la operación indent (ventas CFR). FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES OPERACIONES INDENT: - Gestionar la creación y actualización de clientes en el sistema OHM, garantizando que la documentación enviada por el cliente cumpla con las políticas de la compañía. - Ingresar las órdenes al sistema OHM incluyendo las instrucciones de embarque o “Shipping Instruction” de acuerdo con lo que informe el cliente y su Agencia de Aduana. - Emitir proforma al cliente y enviar para su aceptación. - Solicitar al área de crédito la liberación de las órdenes, cuando estas aparezcan bloqueadas en sistema. - Notificar la creación de la orden a la persona encargada (Trade & Regulatory Coordinator), para que pueda completar la orden, contar con la aprobación por parte del Business Development Director y proceder a notificar al Suplidor para todo el proceso de embarque y documentación. - Hacer el seguimiento a la notificación de reserva informado por parte de la Trade & Regulatory Coordinator. - Informar al cliente la fecha de embarque, el número de booking, naviera y cantidades a embarcar de acuerdo con lo informado por parte de la Trade & Regulatory Coordinator. - Solicitar al Trade & Regulatory Coordinator, el envío del Draft del BL; con el fin de que el cliente apruebe la emisión del BL definitivo y no se presente ningún tipo de inconveniente en la información para el proceso de nacionalización. - Recibir, revisar y enviar correcciones a origen (de ser necesario) de los documentos que amparan las órdenes embarcadas a los clientes, asegurando el cumplimiento de las normas aduaneras en destino. Enviar documentos al cliente para que revise la información legal. - Atender los requerimientos de los clientes durante el proceso de nacionalización del producto como: certificaciones de precio y de origen, descripciones mínimas del material, entre otros. - Recibir y gestionar los reclamos realizados por los clientes, cumpliendo con los parámetros establecidos por la empresa. - Atender requerimientos de los clientes internos y necesidades adicionales del área. - Hacer el envío de los documentos originales en Colombia de acuerdo con las instrucciones del cliente (Notificación de emisión BL, factura comercial, lista de empaque, certificado de análisis, certificado de origen). - Brindar apoyo al comercial en temas operativos y administrativos según requerimiento. DISTRIBUCIÓN: - Mantener informadas a las áreas correspondientes Gerencia, Comercial, Servicio al cliente sobre las fechas de suministro de material y cambios que se lleguen a presentar y afecten la planeación inicial. - Calcular y enviar a finanzas la provisión de gastos de nacionalización en los primeros 5 días de cada mes. - Asegurar que la facturación de proveedores de material y servicios logísticos (en el exterior y nacionales), cumpla con los servicios y tarifas negociadas. - Radicar en contabilidad los documentos de nacionalización enviada por la Agencia de Aduana, así como la facturación que se genera durante toda la operación. - Diligenciar formatos con información de clientes y proveedores como solicitud de vinculación/actualización información básica del cliente, vinculación y/o actualización de datos de proveedores, formato de autorización – vinculación persona natural cliente / proveedor y formato de autorización para procesamiento de datos personales. - Ingresar, hacer seguimiento, liquidar y dar cierre a las compras locales e internacionales de material en el sistema contable y de inventarios. - Planificar, administrar y controlar las actividades relacionadas con la gestión del inventario garantizando el correcto abastecimiento de los centros de distribución, enfocando su esfuerzo en evitar el aumento de los costos logísticos y brindando un servicio oportuno y confiable. - Controlar y verificar el ingreso correcto de los traslados de productos que se realicen a los centros de distribución. - Enviar a contabilidad el cierre del inventario conciliado antes del segundo día hábil del mes siguiente. - Mantener actualizada la relación de costos FI y FO con el fin de asegurar la correcta facturación. - Coordinar entregas locales a clientes en los tiempos y horarios solicitados por ellos. - Realizar la facturación, notas crédito y débito, así como el control diario de la entrega de material a los clientes. - Mantener actualizada las tarifas de fletes y almacenamiento con el apoyo del Gerente de Cadena de Abastecimiento. - Mantener control de documentos y archivos internos, los cuales deben estar a disposición de la unidad de negocio en todo momento. - Realizar el debido registro de la información correspondiente de RNDC (Registro Nacional de Despacho de Carga), en conjunto con la información que cada una de las empresas de transporte aprobadas como proveedor hayan notificado en el mismo sistema. Supervisar las operaciones de comercio exterior realizadas por el In House: - Notificar vía correo electrónico los documentos originales de la importación al In House asignado y ubicar los documentos correspondientes en la carpeta compartida con su número de importación correspondiente. - Solicitar al proveedor en el exterior o al Trade & Regulatory Coordinator asignado, para hacer las correcciones correspondientes a la documentación de importación, cuando se presenten inconsistencias. - Completar la información correspondiente a la clasificación arancelaria y descripciones mínimas cuando se trate de una referencia nueva o con alguna inconsistencia. - Confirmar con el proveedor en el exterior o al Trade & Regulatory Coordinator asignado las instrucciones de emisión del BL y notificar al In House asignado. - Verificar que el In House asignado reciba las Cuentas de Manejo que emite la naviera para que se pueda elaborar correctamente la Declaración de Importación y de la misma manera puedan gestionar los pagos correspondientes a la misma. - Hacer seguimiento a las operaciones de importación basados en el envío del reporte diario (Estado de Cargamento) por parte del In House asignado. - Revisar junto con el In House y definir si la declaración de importación se acepta como declaración inicial o anticipada, de acuerdo con la TRM para el pago de los Tributos Aduaneros. - Entregar las instrucciones de despacho al In House asignado, informando la Compañía de transporte que se tiene asignada para la operación de ITR. - Asegurar que los documentos para el proceso de retiro de las unidades hayan sido notificados correctamente y oportunamente a la compañía de transporte asignado. - Revisar, aprobar e ingresar los costos de la importación en el sistema JDE, basados en los soportes pagados por la Agencia de Aduana y suministrados junto con la Preliquidación emitida por los mismos. - Confirmar al In House la emisión de la factura correspondiente a cada importación, teniendo en cuenta las fechas establecidas por el área de contable. PERFIL DEL CANDIDATO Educación: Profesional en comercio exterior, negocios internacionales o administración de empresas. Deseable inglés B1 (escrito). Excel intermedio. Experiencia previa: Mínimo 2 años en compras, comercio exterior, logística (empresas del sector real, o de servicios como agencias de aduana y de carga). Competencias: - Comunicación en inglés principalmente escrita. - Excelente servicio al cliente. - Atención al detalle. - Buenas relaciones interpersonales. - Buena comunicación interna y externa. - Buena disposición y actitud frente a las situaciones que se puedan presentar. - Gestión frente a las necesidades de la compañía.