Descripción de la vacante Busco AUXILIAR ADMINISTRATIVO para importante empresa del sector Hídrico en Bogotá. FUNCIONES: Gestión de archivo magnético y físico de la documentación legal de la empresa: Libro de actas de asamblea de socios y de reuniones de junta directiva Libro de composición accionaria Certificados de existencia y representación legal actualizados RUP RUT Gestión de los contratos con clientes: Organización y control de los documentos legales: contratos, actas de inicio, actas de suspensión, actas de prórrogas de suspensión, actas de reinicio, actas de adiciones o modificaciones al contrato. Control de pagos de impuestos y estampillas de los contratos con clientes. La solicitud de pólizas, actualización de pólizas, pago de pólizas en cada contrato Elaborar o diligenciar pagarés, cartas de instrucciones, formatos de registros como clientes que soliciten la entidad bancaria, proveedores, y demás entidades; llevando un control físico de los mismos. Coordinación de reuniones: Organizar reuniones, programar citas, entrevistas y viajes de las Gerencias Gestión de llamadas: Atender llamadas telefónicas, tomar recados y gestionar la agenda de las Gerencias Gestión de correspondencia: Recibir, clasificar, entregar y/o enviar la correspondencia que llega a la oficina, controlando la gestión y el archivo de la correspondencia Coordinación de mensajería: Coordinar los servicios de mensajería Registro de información: Editar y registrar actas con la información de reuniones o comités de gerencia con los líderes de proceso o proyectos. Editar comunicaciones, elaborar informes y otros documentos generados por las gerencias; organizando, archivando y llevando control de los documentos de manera magnética y/o física. Escanear, fotocopiar, redactar y enviar correos cuando se requiera. Organizar y controlar el debido archivo de los diferentes documentos que emita el área jurídica de la empresa: Acuerdos de pago con proveedores, subcontratistas, clientes, entidades del estado, etc. Procesos jurídicos en contra de la empresa que son adelantados por los abogados de la empresa Atención al cliente: Dar la bienvenida a los visitantes que llegan a la oficina, y anunciarlo para que sea atendido, o escuchar sus consultas orientándose a quien le atenderá.