Catering Coordinator **DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO** Cotizar, negociar, hacer el contrato y posteriormente coordinar y supervisar los eventos de banquetes locales ofreciendo un excelente servicio de acuerdo con los valores de Hilton y atendiendo las necesidades y exigencias de cada cliente. 30 % Recibir solicitudes de cotizaciones por teléfono, correo o personalmente para eventos, bodas, primeras comuniones, reuniones (internas o externas), analizar los requerimientos del cliente (fecha, datos personales o de empresa, tipo de evento), con la finalidad de revisar el sistema, verificar la disponibilidad del Hotel y hacer las respectivas cotizaciones. 15 % Ingresar las cotizaciones al sistema Delphi, colocando las diferentes actividades que se deben ejecutar para los diferentes estatus del evento, con la finalidad de hacer un seguimiento del mismo. 10 % Elaboración de BEO de las Ejecutivas de Ventas Discovery, Eventos especiales Agencias, Navidad, etc. BEO de Eventos Internos (todos los Dptos que requieran una reunión y su distribución, también la distribución de BEO y cambios de los Coordinadores de Ventas (Congresos, Discovery, etc.). Coordinar pruebas de menú. 10 % Realizar seguimiento a eventos cotizados, al concretar la venta coordinar detalles, envío de contratos, coordinación del pago, sacar BEO, Atención del cliente y su acompañamiento en el evento, cierre de cuentas, pagos y saldos. 10 % Atender a los clientes que llegan a la oficina para cotizar eventos, mostrar las áreas. 5 % Elaborar órdenes de compras de los servicios subcontratados por el Hotel para los diferentes eventos (orquestas, equipos, forros, entre otros), verificando y confrontando las facturas y cheques, con la finalidad de liquidar el servicio-Llevar a Gerencia y contraloría para su verificación. 5 % Atención de llamadas telefónicas que llegan del PBX y rescate de llamadas de otras extensiones para orientar a clientes internos y externos. 5 % Coordinación de permisos para eventos en la Playa ante entidades Secretaria del Interior, Bomberos, Alcaldía Local, EPA. 5 % Apoyo en la coordinación de eventos de A&B; Día la Mujer, de la Secretaria, De la Madre, del Padre, eventos o actividades que realiza A&B; en sus outlets, envío de mails, seguimientos. 3 % Coordinación de pedidos de flores, carpas, palenqueras, otros, para los Restaurantes, eventos y congresos. 1 % 1 % Apoyo en la venta de boletas y seguimiento a interesados, a la Fiesta de San Silvestre. **Requisitos**: - Manejo del idioma inglés, mínimo B2 (oral y escrito). - Amplio conocimiento del segmento de bodas (negociaciones, montajes, decoraciones). - Pasión por el servicio al cliente y por ofrecer experiências memorables. - Excelentes relaciones interpersonales y actitud de trabajo en equipo. - Optimo manejo de office. Principalmente: Excel, Word y Power Point. - Experiência en la participación de ruedas de negocio del segmento de bodas o eventos con Wedding Planners. - Capacidad de analizar información y presentar reportes administrativos. - Sentido de urgencia. Este requisito aplica para las necesidades de los clientes externos y el apoyo a los miembros de equipo en las funciones del departamento. - Capacidad de trabajo bajo presión. - Comunicación asertiva y habilidades de comunicación oral y escrita. - Preferiblemente estudios en Turismo, Carreras Administrativas o afines. - Preferiblemente con experiência en manejo de Delphi y Opera.