**IDENTIFICACIÓN DEL CARGO** **Área o Dependencia** Presidencia **Denominación del cargo**: Asistente de Presidencia y Comercio Exterior **Cargo superior inmediato**: Presidente **Valoración económica** **Salario fijo constitutivo** **Bonificación no constitutiva** **Observaciones** **Localización (ciudad)** Cali **Disponibilidad para traslados** No **Personas a cargo** **Nombre del cargo al cual lidera** **Jornada laboral** **Lunes a viernes** **Sábado** Mañana 7:30 - 12:00 Mañana 7:45 - 12:00 Tarde 1:00 - 5:30 Tarde N/A - **INFORMACIÓN GENERAL DEL CARGO** **Misión del cargo**: - Aportar al cumplimiento de la Visión de la compañía, asistiendo a la Presidencia en las tareas administrativas y de comercio exterior que le sean encomendadas. **Responsabilidades / Funciones**: - Asistir a la Presidencia en las labores administrativas del cargo, tales como revisión de correspondencia, agendamiento de citas, redacción de comunicados, atención y realización de llamadas. - Revisión del correo electrónico empresarial, direccionando las PQR´s a las áreas encargadas. - Manejar los archivos de: Presidencia personal, Presidencia empresarial y comercio exterior. - Recibir y revisar la factura proforma enviada por el proveedor y presentarla a Gerencia A&F.; - Hacer seguimiento de los documentos originales que envía el proveedor para poder nacionalizar la mercancía. - Cuando llegan los documentos se entregan a la SIA con una carta donde se relacionan los documentos entregados. - Crear el proyecto en el sistema cuando se hace una importación, ingresando las facturas y todos los gastos que genera la importación. - Realizar carta para pago de impuestos de la importación y darle aviso a la SIA para que la recoja y la lleve al banco. - Hacer la liquidación con todos los gastos que género la importación y pasársela a Gerencia General y otra copia a logística. - Abrir una carpeta con todos los documentos de la importación y archivarla. - Reportar mensualmente al Banco de la Republica el movimiento que se hace en la cuenta de compensación con sus formularios correspondientes, y legalizar la mercancía, cuando se realizan giros directos anticipados a proveedores del exterior por medio de SISCOMP. - Tener presente las fechas de vencimiento de los giros financiados, actualizarlas y entregar a Gerente A&F.; - (Formulario No. 5). Una vez el banco nos envíe el mensaje swift informando que ya están los dólares en la cuenta de compensación, se procede a realizar el pago respectivo al banco. - Generar trimestralmente por medio del SISCOMP los archivos a la DIAN. El sistema guarda un archivo comprimido ZIP donde se evidencian los archivos XML generados donde están todos los movimientos del trimestre de la cuenta de compensación. - Solicitar al contador la copia de cada uno de los PDF recibidos y firmados por la DIAN, estos se deberán adjuntar con los soportes del informe formulario 10 del mes acabado de reportar al Banco de la Republica. - Reporte de novedades presentadas en el área de sistemas al proveedor de servicios. - Gestión de los celulares corporativos. - Velar por el buen funcionamiento de las herramientas de oficina (impresoras, computador, fax y demás). - Cumplir normas, políticas y Reglamentos de Seguridad salud en el trabajo, y en general las que existan en la empresa. **Indicadores**: - Demora en el cumplimiento de las labores administrativas designadas. - Errores cometidos en el desarrollo de las labores administrativas designadas. - Retraso en procesos de importaciones o exportaciones por trámites documentales. - **RELACIONES INTERPERSONALES** **Internas** **Con quien** **Propósito** **Frecuencia** Presidencia Coordinar las labores administrativas. Diaria Dirección Técnica y de Desarrollo - Seguimiento a los pedidos de importaciones. - Tener completa la documentación requerida para importaciones Cuando sea requerido. Gerencia Comercial - Apoyo en los trámites y documentos de exportaciones. Cuando sea requerido. **Externas** **Con quien** **Propósito** **Frecuencia** Proveedores Internacionales Seguimiento al despacho de pedidos y estatus de los documentos requeridos Cuando sea requerido. CIA Seguimiento al proceso de transporte y nacionalización de las importaciones. Seguimiento al despacho y transporte de las exportaciones. Cuando sea requerido. Proveedor de servicios informáticos Reporte de PQR´s, buscando su pronta atención y solución Cuando sea requerido Prestador del servicio de celulares corporativos Reporte de PQR´s, buscando su pronta atención y solución Cuando sea requerido. - **CARACTERÍSTICAS DEL OCUPANTE DEL CARGO** **Género**: Femenino **Edad**: Mayor a 25 años. **Formación básica**: **Bachiller** **Técnico** **Tecnólogo** **Profesional** **Especialista** XX **Profesiones que aplican**: - Administrador de empresas. - Ingeniera. **Formación complementaria**: - Comercio Exterior.